Digitalisierte Prozesse – Wie aus einer PDF ein Arbeitsgewinn wird

Digitalisierung. Das ist ein Wort das in vielen Unternehmen derzeit umgeht. Alle sind sich einig, wir müssen die Digitalisierung in unserem Unternehmen vorantreiben. Aber was bedeutet die Digitalisierung und wie kann ich diese umsetzen?

Viele Unternehmen digitalisieren gerade. Aber irgendwie entwickelt die Digitalisierung häufig nicht die Durchschlagskraft die man erwartet hat. Woran liegt das?
Häufig fängt es bereits bei dem Begriff an. Für viele bedeutet Digitalisierung eventuell eine Mobile App zu erstellen, oder aus Papier Dokumenten werden PDF Dokumente erstellt. Es werden zusätzliche IT-Systeme oder Tools eingeführt, die für sich Informationen schaffen und gesondert ach auswertbar machen. Das Problem aber ist häufig, dass kein großes Gesamtkonzept vorliegt. Es bringt nichts wenn ich eine Mobile Applikation herausbringe die nicht genutzt wird, oder wenn ich statt Papier Dokumenten nun PDF Dokumente ablege. Wenn ich einen schlechten Prozess Digitalisiere habe ich immer noch einen schlechten Prozess. Im Rahmen der Digitalisierung sollte man sich überlegen, was für Technologien gibt es. Was für eine konkrete Zielsetzung habe ich bzw. welches Problem möchte ich lösen. Dann sollte man sich überlegen, wie sieht der aktuelle Prozess aus um dieses Problem zu lösen und gibt es weitere Prozesse die das gleiche oder ähnliche Problem lösen oder zu lösen haben.

Jetzt kommt der komplizierte Teil. Man muss sich komplett von dem bisherigem Vorgehen lösen. Man sollte sich überlegen wer ist mein Kunde und was erwartet mein Kunde. Der Kunde muss dabei nicht unbedingt ein Unternehmenskunde sein sondern kann auch ein Nutzer einer App im Unternehmen sein. Der Prozessablauf muss dabei umfassend erfasst und analysiert werden. Das ist auch der erste Schritt. Zur Prozessanalyse sollten möglichst viele Daten aus den IT-Systemen oder Workflow Systemen erfasst werden. Bisherige Prozesse sind häufig historisch gewachsen und viele Dinge die heute so getan werden müssen eigentlich nicht mehr so gemacht werden. Heute müssen viele Mitarbeiter Informationen aus einem IT-System in ein anderes übertragen. Dies ist eine Vorgehensweise die zwar funktioniert aber sehr fehleranfällig und ineffizient ist. Eine automatische Übertragung der Daten entlastet den Mitarbeiter und reduziert die Fehlerhäufigkeit.

Damit Digitalisierung in so einem Rahmen aber erfolgreich durchgeführt werden kann muss erstmal eine umfassende Prozessstandardisierung durchgeführt werden. Hierbei sind wir im klassischen Prozessmanagement. Dabei werden Prozesse optimiert und wenn möglich zusammengefasst. Die Erkenntnisse der Prozessanalyse unterstützen dabei fundamental. Im nächsten Schritt kann das passende Tool ausgewählt werden. Häufig müssen dabei auch die technischen Grundvoraussetzungen geschaffen werden. Eine der wichtigsten Rollen spielen dabei Schnittstellen der IT-Systeme untereinander. Diese sollten ebenfalls standardisiert werden, damit die Systeme untereinander einwandfrei kommunizieren können und die Zahl der Medienbrüche minimiert werden kann. Man merkt, aus meiner Sicht ist Standardisierung ein wichtiger Faktor für die Digitalisierung. Wenn jeder Prozessablauf unterschiedlich abläuft, lässt sich eine durchgehende Digitalisierung nicht realisieren. 

Nun kann der Prozess automatisiert werden. Und vielleicht wird das bisherige Dokument gar nicht mehr benötigt. Weder in Papierform noch als PDF. Die Informationen werden automatisch weitergegeben. Der Mitarbeiter wird von der monotonen und belastenden Fleißarbeit befreit und kann sich auf die wertschöpfenden Tätigkeiten konzentrieren. 

Ich hoffe wie immer ich konnte euch eine Idee geben, wie Digitalisierung mithilfe von guter Datenanalyse/Prozessanalyse, Prozessmanagement, Prozessstandardisierung und Automatisierung funktionieren kann. Aktuell habe ich leider viel zu tun aber ich arbeite aktuell an einem umfassenderen Beitrag zur Datensammlung die ich hoffentlich in den nächsten Wochen veröffentliche. 🙂